Kaip importuoti duomenis į sistemą?

Šiame straipsnyje skaitykite:

Į Hanna CRM sistemą galite importuoti Kontaktus, Kontaktinius asmenis, Potencialius klientus, Užduotis, Galimybes, Prekes, Prekių nuotraukas, Kainų lygių grupes, Objektus, Objektų failus ir Sutartis.

Privalomi laukai importuojant duomenis

Kontaktai: Pavadinimas, Įmonės kodas.

Kontaktiniai asmenys: Vardas, El. paštas (Įmonės pavadinimas ir/ar kodas, kad importuojamas įrašas būtų susietas su kontaktu).

Potencialūs klientai: Būsena, Šaltinis, Įmonė (galite nurodyti fizinio kliento vardą arba įmonės pavadinimą).

Prekės: Pavadinimas, Prekės kodas.

Objektai: Pavadinimas, Kontaktas.

Sutartys: Pavadinimas, Kontaktas.

Sutarčių priedai: Sutarties numeris, Sutarties kontaktas, Sutarties priedo Pavadinimas.

Galimybės: Procesas, Stadija, Pavadinimas, Susiję su, Data, Planuojama vertė, Periodiškumas, Valiuta, Galimybės numeris.

Užduotys: Pavadinimas, Pradžios data.

Kaip paruošti failą duomenų importui?

Ruošiant Excel failą duomenų importui, įsitikinkite, kad:

Pirma failo eilutė yra stulpelių antraštės;
Duomenys pateikti iškart po antraščių eilute, be jokių tarpų;
Antraštės yra užpildytos kaip tekstas, o ne filtrai;
Faile užpildyti privalomų laukų duomenys;
Nėra jokių tuščių eilučių ar įterptų pavadinimų eilučių tarp duomenų;
Duomenys yra viename Excel lape, o ne išskaidyti į skirtingus lapus (sheets).

Kaip importuoti duomenis?

Modulio pagrindiniame lange spauskite mygtuką Veiksmai.

Toliau pasirinkite Importuoti. Ši pažymėta kaip rodyklė žemyn.

Pridėkite importuojamą failą (csv, xls, arba xlxs formatu) ir rinkitės Kitas veiksmas.

Įkėlus failą svarbu teisingai susieti laukelius, t.y. susieti informaciją, kurią nurodėte importo faile, su sistemoje esančiais stulpeliais.

Skirtingi moduliai turi papildomus pasirinkimus prieš importuojant duomenis - atnaujinti įrašus importu ar sukurti naujus. Pavyzdžiui, importuojant kontaktus galite matyti šiuos pasirinkimus:

Kurti dublikatus nurodant, kuri informacija dubliuojasi. Tokiu būdu sistema sukurs besidubliuojančius kontaktų įrašus ir įmonės (dubliai tikrinami pagal įmonės kodą, telefono numerį bei el. pašto adresą).
Importuojami fiziniai asmenys. Ši opcija gali būti naudinga, kai importuojami tik fiziniai asmenys, kurie neturi įmonės/asmens kodo. Tokiu atveju sistema nepasisys privalomo lauko Įmonės kodo ir leis importuoti įrašus be jo. (Fizinius asmenys taip pat galite atnaujinti ar dubliuoti, tik svarbu pirma pažymėti šią opciją, o tada vieną iš likusių).
Atnaujinti esamus įrašus, jei informacija dubliuojasi. Vietoj dublikatų kūrimo, bus atnaujinti jau esami kontaktų įrašai. Atnaujinimui sistema atsižvelgia į įmonės kodą - jei randamas atitikmuo, įrašas atnaujinamas.

Importuojant potencialius klientus, matomi šie pasirinkimai:

Kurti dublikatus nurodant, kuri informacija dubliuojasi
Pakartotinės užklausos užduoties kūrimas. Ši opcija nesukuria potencialių klientų įrašų, bet automatiškai sukuria pakartotinės užklausos užduotį nurodytiems klientams.
Atnaujinti esamus įrašus, jei informacija dubliuojasi.
Atnaujinti esamus fizinius kontaktus, jei informacija (el. paštas) dubliuojasi. Ši opcija naudojama, jei importo būdu atnaujinami jau egzistuojantys ne juridiniai potencialūs klientai.

Kaip importuoti prekių ir objektų failus?

Importuojamos prekių nuotraukos turi būti pavadintos identiškai prekių kodams, kurie yra sistemoje.

Importuojami objektų failai turi būti pavadinti identiškai objektų serijiniams numeriams, kurie yra sistemoje.

Failų importo metu pasirinkite visus failus, kuriuos norite įkelti.

Kaip importuoti potencialių klientų kontaktinius asmenis?

Norėdami pradėti potencialių klientų kontaktinių asmenų importavimą, pasirinkite mygtuką Veiksmai.

Tuomet, rinkitės Importuoti kontaktinius asmenis.

Importo faile nurodykite įmonės kodą bei kontaktinių asmenų informaciją.

Sistema pagal potencialaus kliento įmonės kodą priskirs kontaktinį asmenį ir perkels duomenis iš importuojamo failo.

Kaip paruošti failą užduočių importui?

Importo faile sukurkite laukelį Susiję su (modulis) bei Susiję su.

Susiję su (modulis) - laukelyje nurodomas sistemos modulis su kuriuo susijusi užduotis.
Susiję su - laukelyje nurodomas įrašo pavadinimas arba ID su kuriuo susijusi importuojama užduotis.

Susiekite laukelius ir suimportuokite failą.

Suimportuotos užduotys bus susiejamos su importo faile nurodytais įrašais.