Dokumentai

Šiame straipsnyje skaitykite:

Modulyje Dokumentai galite archyvuoti įvairiausius dokumentus bei sukurti dokumentų medį. Aprašykite dokumentą, prisekite failus bei kurkite su dokumentu susijusias užduotis.

Dokumentų sąrašas

Pasirinkę modulį Dokumentai, matysite dokumentų medį ir sąrašą:

Dokumento paiešką atlikite laukelyje Paieška:

Dokumentus galite filtruoti pagal šiuos požymius:

Dokumentų medį sukurkite dokumentų modulio nustatymuose.

Naujo dokumento sukūrimas

1: Pasirinkite modulį Dokumentai ir spauskite Naujas įrašas.
2: Užpildykite dokumento formos laukelius. Pasirinkite dokumento kategoriją, kuri identifikuoja prie kurios dokumentų medžio šakos priskirti dokumentą.
3: Išsaugokite duomenis.

Dokumento siuntimas kartu su pardavimo dokumentais

Dokumento kūrimo formoje pažymėjus varnelę - Gali būti siunčiamas kartu su pardavimų dokumentais:

Dokumentą galėsite prisegti siunčiant pardavimo dokumentus (sąskaitos, išankstinės/kreditinės sąskaitos bei galimybės):

Dokumento peržiūra

Norėdami peržiūrėti dokumentą, spauskite ant dokumento pavadinimo:

Matysite dokumento informaciją. Prie dokumento galite priskirti užduotis bei prisegti failus.

Susijusių įrašų kūrimas

Norėdami sukurti su dokumentu susijusią užduotį, dokumento peržiūros formoje pasirinkite Užduotys ir spauskite Nauja užduotis:

Aprašykite užduotį ir išsaugokite. Sukurta užduotis atsispindės užduočių sąraše, kalendoriuje bei bus matoma dokumento profilyje.

Dokumento redagavimas ir trynimas

Dokumentą redaguoti ir trinti galite dokumentų sąraše naudodami meniu Veiksmai:

Redagavimas ir trynimas galimas ir dokumento peržiūros formoje:

Kalbos pasirinkimas siunčiant pardavimo dokumentą

Hanna CRM sistemoje - kalbos pasirinkimas siunčiant pardavimo dokumentą. Paspaudus ant raudonai pažymėto langelio galite pasirinkti lietuvių arba anglų kalbas.

Dokumentų tekstų šablonai

Formuodami dokumentus nuo šiol galite pasirinkti dokumento teksto šabloną. Dokumentų šablonus galite susikurti Sistemos nustatymai - Dokumentai - Dokumentų tekstų šablonai:

Užpildykite šablono tekstą į kintamųjų vietas įrašydami kairėje pusėje esančias formules. Jei turite dokumento šabloną Word formatu, tuomet į dokumentą įrašykite formules ir įkelkite dokumentą laukelyje Pasirinkite failą. Rašydami formules į Word failą, prieš formulę nurodykite dolerio ženklą, pvz., ${client_company}.

Išsaugokite šabloną. Naudokite jį kurdami dokumentus sistemoje.

Dokumentų pasirašymo funkcionalumas

Sistemoje galite pasirašyti dokumentus su el. parašu

1: Pirmiausia, kreipkitės į support@hannacrm.eu su prašymu įjungti sutarties el. parašo funkciją.

2: Toliau, prie darbuotojų, kurie pasirašys dokumentus, nurodykite opciją Gali pasirašyti el. parašu. Pasirinkite Sistemos nustatymai > Darbuotojai:

3: Prie dokumento įrašo matysite skirtuką Dokumento pasirašymas. Spauskite Pridėti pasirašančius ir nurodykite darbuotoją/us ir kliento atstovą/us, kurie gali pasirašyti dokumentus. Pridėję asmenis, išsaugokite.

4: Pasirašantiems asmenims galite išsiųsti kvietimus el. paštu pasirašyti dokumentą el. parašu:

5: Klientas arba darbuotojas gavę kvietimą el. paštu ir paspaudę jame esančią nuorodą, bus nukreipti į pasirašymo langą:

6: Sistemos naudotojai gali pasirašyti dokumentą sistemoje paspaudę šį mygtuką ir įvedę asmens kodą. Sutartis pasirašoma mobiliuoju arba Smart ID parašu:
7: Tiek darbuotojui, tiek klientui pasirašius dokumentą, jis automatiškai atsinaujins ir sistemoje bus rodomas su el. parašais.
8: Jei po pasirašymo redaguosite dokumento įrašą ir duomenis, tuomet anksčiau uždėti parašai išsivalo ir reikalinga dar sykį siųsti prašymus pasirašyti dokumentą.