Dokumentai

Šiame straipsnyje skaitykite:

Modulyje Dokumentai galite archyvuoti įvairiausius dokumentus bei sukurti dokumentų medį. Aprašykite dokumentą, prisekite failus bei kurkite su dokumentu susijusias užduotis.

Dokumentų sąrašas

Pasirinkę modulį Dokumentai, matysite dokumentų medį ir sąrašą:

Dokumento paiešką atlikite laukelyje Paieška:

Dokumentų medį sukurkite dokumentų modulio nustatymuose.

Naujo dokumento sukūrimas

  1. Pasirinkite Dokumentų modulį ir pasirinkite mygtuką Naujas įrašas:
  1. Užpildykite dokumento formos laukelius, pasirinkite dokumento kategoriją, kuri identifikuoja prie kurios dokumentų medžio šakos priskirti įrašą bei išsaugokite pakeitimus:

Dokumento siuntimas kartu su pardavimo dokumentais

Dokumento kūrimo formoje pažymėjus varnelę -  Gali būti siunčiamas kartu su pardavimų dokumentais:

Dokumentą galėsite prisegti siunčiant pardavimo dokumentus (sąskaitos, išankstinės/kreditinės sąskaitos bei galimybės):

Dokumento peržiūra

Norėdami peržiūrėti dokumentą, spauskite ant dokumento pavadinimo:

Matysite dokumento informaciją. Prie dokumento galite priskirti užduotis, prisegti failus, tvirtinti dokumentus bei juos pasirašyti:

Susijusių įrašų kūrimas

Norėdami sukurti su dokumentu susijusią užduotį, dokumento peržiūros formoje pasirinkite Užduotys ir spauskite Nauja užduotis:

Aprašykite užduotį ir išsaugokite. Sukurta užduotis atsispindės užduočių sąraše, kalendoriuje bei bus matoma dokumento kortelėje.

Dokumento redagavimas ir trynimas

Dokumentą redaguoti ir trinti galite dokumentų sąraše naudodami meniu Veiksmai:

Redagavimas ir trynimas galimas ir dokumento peržiūros formoje:

Dokumentų tekstų šablonai

Formuodami dokumentus galite naudoti dokumento teksto šabloną. Dokumentų šablonus galite susikurti Sistemos nustatymai - Dokumentai - Dokumentų tekstų šablonai:

Užpildykite šablono tekstą į kintamųjų vietas įrašydami kairėje pusėje esančias formules. Jei turite dokumento šabloną Word formatu, tuomet į dokumentą įrašykite formules ir įkelkite dokumentą laukelyje  Pasirinkite failą. Rašydami formules į Word failą, prieš formulę nurodykite dolerio ženklą, pvz., ${client_company}.

Išsaugokite šabloną ir naudokite jį kurdami dokumentus sistemoje. Dokumento kūrimo formoje pasirinkite sukurtą šabloną:

Dokumentų pasirašymo funkcionalumas

Sistemoje galite pasirašyti dokumentus su el. parašu

  1. Pirmiausia, kreipkitės į support@hannacrm.lt su prašymu įjungti sutarties el. parašo funkciją.
  2. Kai gausite patvirtinimą, kad funkcija įjungta prie darbuotojų pažymėkite opciją - Gali pasirašyti el. parašu:

  1. Prie dokumento įrašo matysite skirtuką Dokumento pasirašymas. Spauskite Pridėti pasirašančius ir nurodykite darbuotoją/us ir kliento atstovą/us, kurie gali pasirašyti dokumentus. Pridėję asmenis, išsaugokite:
  1. Pasirašantiems asmenims galite išsiųsti kvietimus el. paštu pasirašyti dokumentą el. parašu:
  1. Klientas ir darbuotojas gavę kvietimą el. paštu ir paspaudę jame esančią nuorodą, bus nukreipti į pasirašymo langą:

  1. Sistemos naudotojai gali pasirašyti dokumentą sistemoje paspaudę šį mygtuką ir įvedę asmens kodą. Sutartis pasirašoma mobiliuoju arba Smart ID parašu:
  1. Tiek darbuotojui, tiek klientui pasirašius dokumentą, jis automatiškai atsinaujins ir sistemoje bus rodomas su el. parašais. 
  2. Jei po pasirašymo redaguosite dokumento įrašą ir duomenis, tuomet anksčiau uždėti parašai išsivalo ir reikalinga dar sykį siųsti prašymus pasirašyti dokumentą.

Nuoseklus dokumentų pasirašymas

Kurdami naują dokumentą, galite įjungti nuoseklaus pasirašymo funkciją - tuomet pasirašymas vyks pagal nurodytą pasirašančių asmenų seką. Kaip tai veikia?

  1. Užpildę reikiamus dokumento informacijos laukus, pažymėkite opciją Pasirašoma / tvirtinama nuosekliai ir išsaugokite įrašą.
  1. Skiltyje Dokumento pasirašymas pridėkite pasirašančius sutartį pasirašančius asmenis.
  1. Nurodykite kokia bus pasirašančių asmenų seka. Ją galite keisti slinkdami pažymėtą ikonėlę aukštyn ar žemyn.
  1. Nurodę reikiamą seką, rinkitės žalią mygtuką Pradėti pasirašymą. Tuomet bus pradedamas dokumento pasirašymas pagal pasirinktą eilės tvarką, t.y. nuo pirmo pasirašančiojo iki paskutinio.
  1. Pasirašantiesiems bus siunčiamas el. laiškas su pakvietimu pasirašyti sutartį pagal nurodytą pasirašymo seką. Antrasis pasirašantis asmuo negaus kvietimo iki kol pirmasis pasirašys dokumentas.
  1. Norėdami pridėti naujus pasirašančius ar pašalinti jau pridėtus asmenis, rinkitės opciją Atšaukti pasirašymą. Jau atlikti pasirašymai anuliuojami nebus.

Dokumentų tvirtinimo funkcionalumas

  1. Pasirinkus norimą dokumentą pasirinkite skiltį - Dokumento tvirtintojai. Pridėkite darbuotojus bei pradėkite tvirtinimo procesą:
  1. Kai tvirtinimo procesas pradedamas, tuomet prie darbuotojų būsena pasikeičia į Laukiama patvirtinimo ir darbuotojai prie Veiksmai mygtuko gali patvirtinti arba atmesti tvirtinamą dokumentą:
  1. Kai visi darbuotojai patvirtina dokumentą, tuomet jo būsena pasikeičia į Patvirtinta:
  1. Norėdami kad dokumento tvirtinimo procesas būtų nuoseklus, tuomet dokumento kūrimo arba redagavimo formoje pasirinkite opciją - Tvirtinama nuosekliai:
  1. Tuomet pridedant patvirtinančius darbuotojus, jie galės patvirtinti dokumentą nuosekliai pagal suteiktą numeraciją:
Ar radote tai ko ieškojote? Dėkojame už Jūsų įvertinimą Nepavyko įskaityti Jūsų vertinimo. Bandykite dar kartą.

Susiję straipsniai