Dokumentai
Šiame straipsnyje skaitykite:
- Dokumentų sąrašas
- Naujo dokumento sukūrimas
- Dokumento siuntimas kartu su pardavimo dokumentais
- Dokumento peržiūra
- Susijusių įrašų kūrimas
- Dokumento redagavimas ir trynimas
- Kalbos pasirinkimas siunčiant pardavimo dokumentą
- Dokumentų tekstų šablonai
- Dokumentų pasirašymo funkcionalumas
- Dokumentų tvirtinimo funkcionalumas
- Kaip apjungti bei pasirašyti failus bei dokumentus?
Modulyje Dokumentai galite archyvuoti įvairiausius dokumentus bei sukurti dokumentų medį. Aprašykite dokumentą, prisekite failus bei kurkite su dokumentu susijusias užduotis.
Dokumentų sąrašas
Pasirinkę modulį Dokumentai, matysite dokumentų medį ir sąrašą:
Dokumento paiešką atlikite laukelyje Paieška:
Dokumentus galite filtruoti pagal šiuos požymius:
Dokumentų medį sukurkite dokumentų modulio nustatymuose.
Naujo dokumento sukūrimas
- 1
- Pasirinkite modulį Dokumentai ir spauskite Naujas įrašas.
- 2
- Užpildykite dokumento formos laukelius. Pasirinkite dokumento kategoriją, kuri identifikuoja prie kurios dokumentų medžio šakos priskirti dokumentą.
- 3
- Išsaugokite duomenis.
Dokumento siuntimas kartu su pardavimo dokumentais
Dokumento kūrimo formoje pažymėjus varnelę - Gali būti siunčiamas kartu su pardavimų dokumentais:
Dokumentą galėsite prisegti siunčiant pardavimo dokumentus (sąskaitos, išankstinės/kreditinės sąskaitos bei galimybės):
Dokumento peržiūra
Norėdami peržiūrėti dokumentą, spauskite ant dokumento pavadinimo:
Matysite dokumento informaciją. Prie dokumento galite priskirti užduotis bei prisegti failus.
Susijusių įrašų kūrimas
Norėdami sukurti su dokumentu susijusią užduotį, dokumento peržiūros formoje pasirinkite Užduotys ir spauskite Nauja užduotis:
Aprašykite užduotį ir išsaugokite. Sukurta užduotis atsispindės užduočių sąraše, kalendoriuje bei bus matoma dokumento profilyje.
Dokumento redagavimas ir trynimas
Dokumentą redaguoti ir trinti galite dokumentų sąraše naudodami meniu Veiksmai:
Redagavimas ir trynimas galimas ir dokumento peržiūros formoje:
Kalbos pasirinkimas siunčiant pardavimo dokumentą
Hanna CRM sistemoje - kalbos pasirinkimas siunčiant pardavimo dokumentą. Paspaudus ant raudonai pažymėto langelio galite pasirinkti lietuvių arba anglų kalbas.
Dokumentų tekstų šablonai
Formuodami dokumentus nuo šiol galite pasirinkti dokumento teksto šabloną. Dokumentų šablonus galite susikurti Sistemos nustatymai - Dokumentai - Dokumentų tekstų šablonai:
Užpildykite šablono tekstą į kintamųjų vietas įrašydami kairėje pusėje esančias formules. Jei turite dokumento šabloną Word formatu, tuomet į dokumentą įrašykite formules ir įkelkite dokumentą laukelyje Pasirinkite failą. Rašydami formules į Word failą, prieš formulę nurodykite dolerio ženklą, pvz., ${client_company}.
Išsaugokite šabloną. Naudokite jį kurdami dokumentus sistemoje.
Dokumentų pasirašymo funkcionalumas
Sistemoje galite pasirašyti dokumentus su el. parašu
- 1
- Pirmiausia, kreipkitės į support@hannacrm.eu su prašymu įjungti sutarties el. parašo funkciją.
- 2
-
Toliau, prie darbuotojų, kurie pasirašys dokumentus, nurodykite opciją Gali pasirašyti el. parašu. Pasirinkite Sistemos nustatymai > Darbuotojai:
- 3
-
Prie dokumento įrašo matysite skirtuką Dokumento pasirašymas. Spauskite Pridėti pasirašančius ir nurodykite darbuotoją/us ir kliento atstovą/us, kurie gali pasirašyti dokumentus. Pridėję asmenis, išsaugokite.
- 5
-
Klientas arba darbuotojas gavę kvietimą el. paštu ir paspaudę jame esančią nuorodą, bus nukreipti į pasirašymo langą:
- 6
-
Sistemos naudotojai gali pasirašyti dokumentą sistemoje paspaudę šį mygtuką ir įvedę asmens kodą. Sutartis pasirašoma mobiliuoju arba Smart ID parašu:
- 7
- Tiek darbuotojui, tiek klientui pasirašius dokumentą, jis automatiškai atsinaujins ir sistemoje bus rodomas su el. parašais.
- 8
- Jei po pasirašymo redaguosite dokumento įrašą ir duomenis, tuomet anksčiau uždėti parašai išsivalo ir reikalinga dar sykį siųsti prašymus pasirašyti dokumentą.
Dokumentų tvirtinimo funkcionalumas
- 1
-
Pasirinkus norimą dokumentą pasirinkite skiltį - Dokumento tvirtintojai. Pridėkite darbuotojus bei pradėkite tvirtinimo procesą:
- 2
-
Kai tvirtinimo procesas pradedamas, tuomet pasikeičia būsena į Laukiama patvirtinimo ir darbuotojas prie Veiksmai mygtuko gali patvirtinti dokumentą arba jį atmesti:
- 3
-
Kai darbuotojas patvirtina dokumentą, jo būsena pasikeičia į Patvirtinta:
Dokumente įkėlus arba sugeneravus dokumento šabloną bei pridėjus PDF failą prie Failų skilties, juos galite apjungti ir pasirašyti.
Dokumento pasirašymo lange pasirinkite dokumentus, kuriuos reikėtų pasirašyti bei keiskite jų išdėstymo poziciją:
Išsiuntus dokumentus pasirašymui:
Sistema automatiškai sujungs failus, kurie buvo išsiųsti pasirašyti: