Užduotys

Šiame straipsnyje skaitykite:

Užduočių modulis - tai Jūsų darbų ir laiko planavimo įrankis. Jo paskirtis - žymėti planuojamus veiksmus ("Skambutis", "Susitikimas", "Išsiųsti sąskaitą", "Paruošti pasiūlymą" ir t.t.). Užduotis kurti galite ne tik sau, bet ir deleguoti savo kolegoms. Pagal užduoties būseną galite sekti, ar ji šiuo metu vykdoma, nepradėta, atlikta ir t.t.

Užduočių sąrašas

Pasirinkę Užduočių modulį, matysite užduočių sąrašą ir informaciją apie užduotis:

Norėdami surasti reikiamą užduotį arba užduotis, pasinaudokite laukeliu Paieška arba norimu filtru:

Naujos užduoties kūrimas

1
Norėdami sukurti naują užduotį, pasirinkite modulį Užduotys > Nauja užduotis ir užpildykite laukelius (privalomi laukeliai yra pažymėti * simboliu):

2
Viršuje galite pažymėti, jog užduotis yra Vieša, Apmokestinama arba Pasikartojanti:
Vieša užduotis - pasirinkus šią opciją, užduotis bus matoma visiems sistemos naudotojams (nepriklausomai nuo priskirtų teisių) bei atvaizduojama kiekvieno naudotojo kalendoriuje.
Apmokestinama - pažymėjus varnelę Apmokestinama, užduotis bus įtraukiama į Projekto apmokestinamų užduočių sąrašą išrašant projekto sąskaitą.    
Pasikartojanti - pažymėjus užduotį pasikartojančia, ji bus automatiškai kuriama kas nurodytą periodą.

3
Įveskite užduoties pavadinimą.
4
Nurodykite užduoties Atsakingus asmenis ir Sekėjus. Užduoties atsakingi asmenys - tai užduoties gavėjai/vykdytojai. Sekėjai - tai sistemos naudotojai, kurie nėra nei užduoties kūrėjai, nei vykdytojai, tačiau turi būti informuoti apie užduoties eigą (gauti pranešimus apie pasikeitusią užduoties būseną, naujus komentarus ir t.t.). Pažymėkite varnelę Kurti Atskiras Užduotis, jei norite atsakingiems asmenims sukurti identiškas atskiras užduotis.
5
Pasirinkite užduoties tipą, prioritetą ir tikslą
6
Nurodykite užduoties Pradžios, Pabaigos ir Kritinę datą:
Pradžios data - užduoties vykdymo pradžia.
Pabaigos data - užduoties vykdymo pabaiga. Užduotis kalendoriuje atvaizduojama pagal pradžios ir pabaigos datas.
Kritinė data - užduoties galutinis terminas. Nepažymėjus užduoties Atlikta iki jos kritinės datos, užduotis sistemoje bus atvaizduojama raudonai. 

7
Pažymėkite, su kuo užduotis yra susijusi laukelyje Susiję su.
8
Prie užduoties galite prisegti failą.
9
Laukelyje Įvertis nurodykite planuojamą užduoties apimtį (pvz., valandas).
10
Prie užduoties galite nurodyti Žymę bei detalesnį Aprašymą
11
Užpildę laukelius, spauskite Išsaugoti.

Atliktos užduoties sekantys veiksmai

Pasirinkus norimą užduotį ir pasirinkus Žymėti kaip atlikta.

Atsiranda naujas mygtukas Kitas veiksmas. Šio funkcionalumo pagalba galite sukurti užduotį užpildę reikiamus laukus atsiradusioje lentelėje.

Užduočių šablonai ir rinkiniai

Sistemoje dažnai pasikartojančioms užduotims galite sukurti užduočių šablonus ir rinkinius - išsamiau apie šablonų ir rinkinių kūrimą skaitykite čia.

Norėdami sukurti užduotį naudodami šabloną arba rinkinį, spauskite šį mygtuką:

Užduoties peržiūra 

Užduotis galite matyti sugrupuotas pagal užduoties tipą arba bendrame sąraše.

Norėdami peržiūrėti užduotį, spauskite ant užduoties pavadinimo:

Matysite visą užduoties informaciją:

Užduoties redagavimas

Norėdami redaguoti sukurtą užduotį, pasirinkite dešinėje pusėje esančiame Veiksmai meniu redagavimo mygtuką:

Užduotį taip pat galite redaguoti peržiūrėdami ją:

Norėdami pakeisti užduoties būseną, spauskite ant užduoties būsenos arba pasirinkite mėlyną mygtuką, jei norima būsena Vykdoma, arba žalią mygtuką, jei norima būsena - Atlikta.

Būseną galite pakeisti užduočių sąraše - spauskite ant būsenos ir pasirinkite norimą:

Užduočių tvirtinimo funkcionalumas

Užduotims galite priskirti požymį, kad yra Reikalingas patvirtinimas ir nurodyti asmenis, kurie užduotį gali tvirtinti.

Pasirinkus redaguoti Galimybę, Išankstinę sąskaitą arba Sąskaitą viršuje pamatysite pasirinkimą Reikalingas patvirtinimas ir pasirinkite darbuotojus.

Šiuo atveju užduoties atsakingas asmuo galės, užduoties būseną pakeisti tik į  Atlikta - laukiama patvirtinimo ir tik užduotį tvirtinantis asmuo galės patvirtinti užduoties atlikimą parinkdamas būseną  Atlikta.  

Atsakingi asmenys

Prie užduoties galite nurodyti vieną arba kelis atsakingus asmenis:

Norėdami pakeisti atsakingus asmenis, galite tai daryti mygtuko Redaguoti pagalba, arba peržiūrėdami sukurtą užduotį:

Pasirinkite iš sąrašo asmenis, kuriuos norite pridėti, arba ištrinkite atsakingus asmenis spausdami raudoną kryželį:

Sugaišto laiko fiksavimas

Galite apskaičiuoti prie užduoties sugaištą laiką. Spauskite prie užduoties esantį laikmačio mygtuką:

arba atidarę užduotį, pažymėkite Aktyvuoti laikmatį:

Norėdami sustabdyti laikmatį, spauskite raudoną mygtuką:

arba

Laikmatį galite palikti įjungtą - viršuje matysite priminimą, kad laikmatis įjungtas, ir galėsite jį bet kada sustabdyti:

Norėdami koreguoti sugaištą laiką, atidarykite užduotį ir pasirinkite mygtuką Sugaištas laikas:

Pasikartojančios užduotys

Užduotys gali būti pasikartojančios ir kartotis tam tikru periodiškumu.

1
Kurdami naują užduotį, pasirinkite Kartoti kas ir nurodykite periodiškumą:

2
Nurodykite, iki kada užduotis turi kartotis:

3
Išsaugokite užduotį.
4
Norėdami  sustabdyti pasikartojančių užduočių automatinį kūrimą, pasirinkite užduoties peržiūrą ir paspauskite kryželį:

Masinės užduotys

Programoje galite kurti masinę užduotį:

1
Pasirinkite Kontaktai;
2
Pažymėkite kontaktus, kuriems norite sukurti užduotį, ir spauskite mygtuką Veiksmai:

3
Spauskite Masinis užduočių kūrimas:

4
Aprašykite užduotį ir išsaugokite.
5
Identiška užduotis susiformuos prie visų pasirinktų kontaktų.

Užduoties trynimas

Norėdami ištrinti užduotį, paspauskite Peržiūrėti ir pasirinkite mygtuką Veiksmai:

Kanban lenta

Pasirinkę Rodyti Kanban, užduotis galite matyti Kanban lentoje. Įrašai Kanban lentoje yra interaktyvūs, galima pasižiūrėti įrašo informaciją bei perstumti įrašą į kitą būseną:

Kanban lentoje galite filtruoti užduotis pagal atsakingą asmenį, užduoties tipą, pradžios datą ir savaitę.

Filtruojant pagal savaitę, sistema rodo savaitės užduotis ir "pamirštas" užduotis - suplanuotas anksčiau,  tačiau lig šiol neatliktas.

Lentoje atvaizduojamas užduoties pavadinimas, tipas, data, kritinė data, atsakingi asmenys ir su kokiu įrašu užduotis susijusi.

Kanban lentoje užduotis galite surikiuoti prioriteto tvarka ir svarbiausias užduotis palikti viršuje - darbuotojas atėjęs į darbą ir išfiltravęs savo užduotis matys, kurios užduotys turi būti atliktos pirmiausia.

Kanban lentoje užvedę pelę ant būsenos taip pat galite matyti užduočių apimties statistiką pagal užduočių tipus (statistika gaunama iš užduoties laukelio Įvertis):

Žaliavų priskyrimas

Suplanuotai užduočiai galite priskirti žaliavas:

Pasirinkite Nauja žaliava ir nurodykite žaliavą, kiekį ir sandėlį. 

Jei pažymėjote Nurašyti žaliavas atlikus užduotį, tuomet pakeitus užduoties būseną į Atlikta, prie užduoties priskirtos žaliavos bus nurašytos.

Darbuotojo uždarbis

1
Pasirinkite Sistemos nustatymai > Darbuotojai> Redaguoti darbuotojo profilį> Darbo užmokestis.
2
Įveskite darbuotojo  valandinį užmokestį:

3
Kuomet darbuotojui skirtoje užduotyje bus įvestas  užduoties atlikimo laikas ir užduoties būsena pakeista į  Atlikta, sistema apskaičiuos uždarbį sudaugindama darbo valandas ir darbo užmokestį:

4
Uždarbis atvaizduojamas Užduočių ataskaitoje.

Užduotis, susijusi su potencialiu klientu

Pažymėję užduotį, kuri susijusi su potencialiu klientu, Atlikta, matysite papildomus pasirinkimus:

  • Ruošti pasiūlymą - pasirinkę šią opciją, galite tiesiai iš užduoties formos kurti pasiūlymą, susijusį su potencialiu klientu;
  • Nedomina - galite žymėti potencialų klientą prarastu arba beverčiu ir nurodyti praradimo priežastį.

Nuoroda į video konferenciją

Hanna CRM sistemoje kurdami užduotį ir nurodę kontaktinį asmenį, sistemoje galite sukurti nuorodą į video konferenciją bei išsiųsti ją klientui:

Kurdami naują užduotį turite pažymėti pasirinkti Kontaktinis asmuo ir pažymėti varnele prie Kurti video konferenciją.

Iš užduoties peržiūros formos galėsite patekti į nuotolinį pokalbį paspaudus ant mygtuko  Jungtis į video konferenciją:

To tarpu klientas gaus el. laišką su video pokalbio nuoroda ir pakvietimu pridėti įvykį į kalendorių:


Laukelių Užduoties tikslas ir Užduoties tipas reikšmes redaguoti galite naudodami šią instrukciją.

Ar radote tai ko ieškojote? Dėkojame už Jūsų įvertinimą Nepavyko įskaityti Jūsų vertinimo. Bandykite dar kartą.

Neradote ieškomos informacijos? Susisiekite su mumis Susisiekite su mumis