Užduotys

Šiame straipsnyje skaitykite:

• Užduočių sąrašas
• Naujos užduoties kūrimas
• Atliktos užduoties sekantys veiksmai
• Užduočių šablonai ir rinkiniai
• Užduoties peržiūra
• Užduoties redagavimas
• Užduočių tvirtinimo funkcionalumas
• Atsakingi asmenys
• Užduočių priminimai
• QR kodas užduotyje
• Skirto laiko fiksavimas (laikmatis)
• Pasikartojančios užduotys
• Masinės užduotys
• Užduoties trynimas
• Kanban lenta
• Darbuotojo uždarbis
• Užduotis, susijusi su potencialiu klientu
• Nuoroda į video konferenciją

Užduočių modulis - tai Jūsų darbų ir laiko planavimo įrankis. Jo paskirtis - žymėti planuojamus veiksmus ("Skambutis", "Susitikimas", "Išsiųsti sąskaitą", "Paruošti pasiūlymą" ir t.t.). Užduotis kurti galite ne tik sau, bet ir deleguoti savo kolegoms. Pagal užduoties būseną galite sekti, ar ji šiuo metu vykdoma, nepradėta, atlikta ir t.t.

Užduočių sąrašas

1. Pasirinkę Užduočių modulį, matysite užduočių sąrašą ir informaciją apie užduotis:

2. Norėdami surasti reikiamą užduotį arba užduotis, pasinaudokite laukeliu Paieška arba norimu filtru:

Naujos užduoties kūrimas

1. Norėdami sukurti naują užduotį, pasirinkite modulį Užduotys - Nauja užduotis:

2. Užpildykite laukelius (privalomi laukeliai yra pažymėti * simboliu):

3. Žemiau užduoties kūrime galite pažymėti, jog užduotis yra Vieša, Apmokestinama, Pasikartojanti, Kurti video konferenciją arba pažymėti, jog reikalingas patvirtinimas:

   Vieša užduotis - pasirinkus šią opciją, užduotis bus matoma visiems sistemos naudotojams (nepriklausomai nuo priskirtų teisių) bei atvaizduojama kiekvieno naudotojo kalendoriuje.

   Apmokestinama - pažymėjus varnelę Apmokestinama, užduotis bus įtraukiama į Projekto apmokestinamų užduočių sąrašą išrašant projekto sąskaitą.    

   Pasikartojanti - pažymėjus užduotį pasikartojančia, ji bus automatiškai kuriama kas nurodytą periodą.

   Reikalingas patvirtinimas - pasirinkus šią opciją užduoties kūrimo formoje atsiras naujas laukelis, kuriame reikia pasirinkti patvirtinantį asmenį. Kai darbuotojas atlieka užduotį, patvirtinantis asmuo ją turi patvirtinti.

   Kurti video konferenciją - pasirinkus šią opciją galėsite sukurti nuorodą į online susitikimą.

4. Kurdami užduotį nurodykite pavadinimą:

5. Nurodykite užduoties Atsakingus asmenis ir Sekėjus.

Užduoties atsakingi asmenys - tai užduoties gavėjai/vykdytojai.

Sekėjai - tai sistemos naudotojai, kurie nėra nei užduoties kūrėjai, nei vykdytojai, tačiau turi būti informuoti apie užduoties eigą (gauti pranešimus apie pasikeitusią užduoties būseną, naujus komentarus ir t.t.).

Pažymėkite varnelę Kurti atskiras užduotis, jei norite atsakingiems asmenims sukurti identiškas atskiras užduotis.

6. Pasirinkite užduoties prioritetą ir tikslą:

7. Nurodykite užduoties Pradžios, Pabaigos ir Kritinę datą:

• Pradžios data - užduoties vykdymo pradžia.
• Pabaigos data - užduoties vykdymo pabaiga. Užduotis kalendoriuje atvaizduojama pagal pradžios ir pabaigos datas.
• Kritinė data - užduoties galutinis terminas. Nepažymėjus užduoties Atlikta iki jos kritinės datos, užduotis sistemoje bus atvaizduojama raudonai.
• Jei pažymima opcija Visą dieną, tuomet užduoties data automatiškai nustatoma trūkti visą dieną.

8. Pažymėkite, su kuo užduotis yra susijusi laukelyje Susiję su:

9. Prisekite failus:

10. Laukelyje Įvertis nurodykite planuojamą užduoties apimtį (pvz., valandas):

11. Prie užduoties galite nurodyti Žymę:

bei detalesnį Aprašymą:

12. Jei pažymėsite, kad Užduotis yra susijusi su kontaktu, potencialiu klientu ar galimybe, formoje atsiras papildomi laukeliai informacijos patikslinimui: Kontaktinis asmuo, Siųsti el. paštu:

13. Užpildę laukelius, spauskite Išsaugoti arba pasirinkus varnelės ikonėlę galėsite išsaugoti užduotį ir sukurti naują:

1. Įvykdžius užduotį, pasirinkite mygtuką Žymėti kaip atlikta:

2. Pažymėjus, atsiranda naujas mygtukas Kitas veiksmas. Šio funkcionalumo pagalba galite sukurti užduotį užpildę reikiamus laukus atsiradusioje lentelėje:

Užduočių šablonai ir rinkiniai

1. Sistemoje dažnai pasikartojančioms užduotims galite sukurti užduočių šablonus ir rinkinius - išsamiau apie šablonų ir rinkinių kūrimą skaitykite čia.
2. Norėdami sukurti užduotį naudodami šabloną arba rinkinį, spauskite šį mygtuką:

Užduoties peržiūra 

1. Užduotis galite matyti sugrupuotas pagal užduoties tipą arba bendrame sąraše:

2. Norėdami peržiūrėti užduotį, spauskite ant užduoties pavadinimo:

3. Matysite visą užduoties informaciją:

Užduoties redagavimas

1. Norėdami redaguoti sukurtą užduotį, pasirinkite dešinėje pusėje esančiame Veiksmai meniu redagavimo mygtuką:

2. Užduotį taip pat galite redaguoti užduoties peržiūros lange:

3. Norėdami pakeisti užduoties būseną, spauskite ant užduoties būsenos arba pasirinkite mėlyną mygtuką, jei norima būsena Vykdoma, arba žalią mygtuką, jei norima būsena - Atlikta:

4. Būseną galite pakeisti ir užduočių sąraše, pasirinkus ant būsenos:

Užduočių tvirtinimo funkcionalumas

1. Užduotims galite priskirti požymį, kad yra Reikalingas patvirtinimas ir nurodyti asmenis, kurie užduotį gali tvirtinti:

2. Užduoties atsakingas asmuo galės, užduoties būseną pakeisti tik į  Atlikta - laukiama patvirtinimo ir tik užduotį tvirtinantis asmuo galės patvirtinti užduoties atlikimą parinkdamas būseną  Atlikta:

Atsakingi asmenys

Prie užduoties galite nurodyti vieną arba kelis atsakingus asmenis. 

1. Norėdami pakeisti atsakingus asmenis, galite tai daryti mygtuko Redaguoti pagalba, arba peržiūrėdami sukurtą užduotį:

2. Pasirinkite iš sąrašo asmenis, kuriuos norite pridėti, arba ištrinkite atsakingus asmenis spausdami pilką iksiuką:

Užduočių priminimai

1. Užduoties peržiūroje galite sukurti sisteminius priminimus - užduoties kūrėjui, atsakingam asmeniui ar sau pačiam. Užduoties peržiūroje dešinėje pusėje matysite Priminimai skiltį, kurioje atvaizduojami visi sukurti priminimai:

2. Norėdami sukurti užduoties priminimą pasirinkite pliuso ikonėlę:

3. Pasirinkus priminimo tipą - Data, nurodykite datą kada norite, jog pranešimas būtų išsiųstas bei pasirinkite kas gaus pranešimą - Atsakingi asmenys, Užduoties kūrėjas, kiti darbuotojai ar jūs:

4. Pasirinkus priminimo tipą - Iki užduoties pradžios, pasirinkite kiek dienų iki užduoties pradžios norite, jog pranešimas būtų išsiųstas bei pasirinkite kas gaus pranešimą. 

QR kodas užduotyje

1. Užduoties peržiūroje užvedus pelyte ant QR ikonėlės bus sugeneruotas kodas, kurį nuskenavus galėsite susikurti įvykį savo telefone:

Skirto laiko fiksavimas (laikmatis)

1. Sistemoje galite apskaičiuoti prie užduoties skirtą laiką. Spauskite prie užduoties esantį laikmačio mygtuką:

arba atidarę užduotį, pažymėkite Aktyvuoti laikmatį:

2. Norėdami sustabdyti laikmatį, spauskite raudoną laikroduką:

arba užduoties peržiūroje pasirinkite mygtuką Stabdyti laikmatį:

3. Laikmatį galite palikti įjungtą - viršuje matysite priminimą, kad laikmatis įjungtas, ir galėsite jį bet kada sustabdyti:

4. Norėdami koreguoti sugaištą laiką, atidarykite užduotį ir pasirinkite mygtuką Skirtas laikas:

Pasikartojančios užduotys

Užduotys gali būti pasikartojančios ir kartotis tam tikru periodiškumu.

1. Kurdami naują užduotį, pasirinkite Kartoti kas - nurodykite periodiškumą ir pažymėkite iki kada kartoti užduoties kūrimą:

2. Išsaugojus užduotį jos peržiūroje matysite pasikartojimą. Norėdami nutraukti užduoties pasikartojimą paspauskite iksiuko ikonėlę:

Masinės užduotys

Sistemoje kontaktams bei potencialiems klientams galite kurti masines užduotis.

1. Pažymėkite klientus bei pasirinkite Veiksmai mygtuką:

2. Atsidariusiame modaliniame lange pasirinkite Kurti užduotį:

3. Aprašykite užduotį ir išsaugokite, tuomet sistema sukurs užduotį prie visų pasirinktų klientų.

Užduoties trynimas

1. Norėdami ištrinti užduotį, paspauskite užduoties peržiūrą ir pasirinkite trynimo mygtuką:

Kanban lenta

1. Pasirinkę Rodyti Kanban, užduotis galite matyti Kanban lentoje. Įrašai Kanban lentoje yra interaktyvūs, galima pasižiūrėti įrašo informaciją bei perstumti įrašą į kitą būseną:

2. Kanban lentoje galite filtruoti užduotis pagal atsakingą asmenį, užduoties tipą, pradžios datą ir savaitę, užduoties tikslus ir būseną.

Filtruojant pagal savaitę, sistema rodo savaitės užduotis ir "pamirštas" užduotis - suplanuotas anksčiau,  tačiau lig šiol neatliktas:

3. Lentoje atvaizduojamas užduoties pavadinimas, tipas, data, kritinė data, atsakingi asmenys ir su kokiu įrašu užduotis susijusi:

4. Kanban lentoje užduotis galite surikiuoti prioriteto tvarka ir svarbiausias užduotis palikti viršuje - darbuotojas atėjęs į darbą ir išfiltravęs savo užduotis matys, kurios užduotys turi būti atliktos pirmiausia.
5. Kanban lentoje užvedę pelę ant būsenos taip pat galite matyti užduočių apimties statistiką pagal užduočių tipus (statistika gaunama iš užduoties laukelio Įvertis):

Darbuotojo uždarbis

1. Sistemos nustatymai - Darbuotojai - pasirinkus darbuotojo profilio redagavimą matysite laukelį Darbo užmokestis - įveskite valandinį užmokestį:

2. Kuomet darbuotojui skirtoje užduotyje bus įvestas  užduoties atlikimo laikas ir užduoties būsena pakeista į  Atlikta, sistema apskaičiuos uždarbį sudaugindama darbo valandas ir darbo užmokestį:

Užduotis, susijusi su potencialiu klientu

Pažymėję užduotį, kuri susijusi su potencialiu klientu, Atlikta, matysite papildomus pasirinkimus:

• Nauja galimybė - pasirinkę šią opciją, galite tiesiai iš užduoties formos kurti pasiūlymą, susijusį su potencialiu klientu;
• Nedomina - galite žymėti potencialų klientą prarastu arba beverčiu ir nurodyti praradimo priežastį.

Nuoroda į video konferenciją

Sistemoje kurdami užduotį ir nurodę kontaktinį asmenį, galite sukurti nuorodą į video konferenciją bei išsiųsti ją klientui.

1. Kurdami naują užduotį turite pasirinkti Kontaktinis asmuo, pažymėti opciją virš kontaktinio asmens (tuomet jis gaus nuorodą į susitikimą) ir pažymėti varnelę prie Kurti video konferenciją:

2. Iš užduoties peržiūros formos galėsite patekti į nuotolinį pokalbį paspaudus ant mygtuko Jungtis į video konferenciją arba nukopijuoti susitikimo nuorodą užvedus pelės kursorių ties mėlynu mygtuku:

3. To tarpu klientas gaus el. laišką su video pokalbio nuoroda: