Kontaktai

Šiame straipsnyje skaitykite:

Modulyje  Kontaktai žymėkite savo klientus, tiekėjus, partnerius. Sukurkite kontakto profilį ir stebėkite visą su juo susijusią informaciją. Kontakto profilyje matysite visus įrašus, susijusius su Jūsų klientu, tiekėju arba partneriu - vienoje vietoje Jums pasiekiami susiję laiškai, planuojamos užduotys, sąskaitos, sutartys ir t.t. 

Kontaktų sąrašas

Pasirinkę modulį Kontaktai, matysite esamų kontaktų arba kontaktinių asmenų sąrašą.

Kontakto paieška vykdoma laukelyje Paieška - užtenka įvesti kontakto pavadinimo ar kitos informacijos fragmentą ir sistema pasiūlo galimus rezultatus.

Norėdami atrinkti specifinius kontaktų įrašus, naudokitės filtrais - sistema išrinks įrašus pagal pasirinktus kriterijus.

Ruošinio kūrimo mygtuku galėsite susikurti norimą kontaktų sąrašo rodinį, pašalinti ar pridėti reikiamus stulpelius ar filtrus, kurių nėra sąraše.

Naujo kontakto sukūrimas

  1. Norėdami sukurti naują kontaktą pasirinkite Kontaktai - Naujas įrašas.
  1. Įvesdami kontaktą galite pasirinkti ar tai Juridinis, ar Fizinis asmui - jei tai juridinis asmuo, įveskite pavadinimą ir įmonės kodą (jis yra privalomas). Jei tai fizinis asmuo - tuomet galite pasirinkti ar įvesti asmens kodą.

  1. Įvedę įmonės pavadinimą arba įmonės kodą, galite pasirinkti greta esantį mygtuką ir užkrauti duomenis iš Scoris - tokiu atveju programoje automatiškai užsipildys kontakto informacija:

  1. Paspaudus ant šios ikonėlės, sistema sugeneruos atsitiktinį įmonės kodą (arba asmens asmenį) - tai naudinga tokiu atveju kodas nežinomas, arba kuriate testinį kontaktą.

  1. Įvedę kontakto informaciją, pasirinkite mygtuką Išsaugoti ir kurti kontaktinį asmenį, jei norite priskirti šiam kontaktui kontaktinį asmenį, arba pasirinkite mygtuką Išsaugoti, jei norite išsaugoti tik kontakto informaciją. Kuriant fizinio asmens kontaktą, kontaktinis asmuo susikurs automatiškai.

Kontakto peržiūra

  1. Norėdami peržiūrėti kontaktą spustelkite ant kontakto pavadinimo ar ID numerio.
  1. Atsidarius kontakto kortelę, matysite visą su kontaktu susijusią informaciją: kontaktinę informaciją, susijusius įrašus (kaip užduotis, pardavimo įrašus, pastabas ir kt.) bei kontaktinius asmenis.

Kontakto kortelė

Kontakto kortelėje galite įvesti su kontaktu susijusią informaciją:

  • Rekvizitus;
  • Kontaktinius asmenis;
  • Registracijos ir pristatymo adresus;
  • Susijusius kontaktus;
  • Padalinius;
  • Darbuotojus, atsakingus už kontaktą;
  • Nustatymus.

Kontaktiniai asmenys

Kontaktui galite sukurti kontaktinius asmenis. Juos galite nurodyti kaip pagrindinius ar kaip asmenis, kuriems bus siunčiamos sąskaitos.

  1. Norėdami sukurti naują kontaktinį asmenį, rinkitės Naujas įrašas.
  1. Užpildykite pagrindinę su kontaktiniu asmeniu susijųsią informaciją ir išsaugokite įrašą.
  1. Visus kontaktų kontaktinius asmenis galite peržiūrėti pasirinkę skitlį Kontaktiniai asmenys.

Kontaktinių asmenų priskyrimas

Sistemoje kontaktinį asmenį galite priskirti kelioms įmonėms, kurioms jis atstovauja. Kontaktinio asmens redagavimo arba kūrimo formoje laukelyje Kontaktas, paieškos pagalba pasirinkite norimą įmonę. Galite pasirinkti kuris iš šių kontaktų yra pagrindinis, t.y. kuriam iš šių kontaktų asmuo bus nurodytas kaip pagrindinis kontaktinis asmuo.

Pažymėjus varneles prie norimų įmonių išsaugokite pakeitimus ir kontaktinis asmuo bus atvaizduojamas prie visų pasirinktų įmonių.

Kontaktinių asmenų apjungimas

  1. Kontaktinius asmenis galite apjungti į vieną įrašą - pasirinkite apjungiamus įrašus ir veiksmų mygtuką.
  1. Atsidariusiame modaliniame lange pasirinkite apjungimo mygtuką, pasirinkite kuris kontaktinis asmuo yra pagrindinis ir pasirinkite mygtuką Patvirtinti.
  1. Sistema apjungs pasirinkus kontaktinius asmenis ir atvaizduos pagrindinio kontaktinio asmens informaciją.

Fizinio kontakto kūrimas iš kontaktinio asmens

Kartais būna situacijų kai kontakto kontaktinis asmuo turi būti išsaugotas kaip atskiras fizinis kontaktas. Bandant kurti kontakto įrašą sistema jį fiksuoja kaip dublį, nes tokia kontaktinė informacija (telefonas bei el. paštas) jau egzistuoja sistemoje. Pasirinkę kontaktinio asmens peržiūrą, galite lengvai iš jo sukurti naują kontaktą be dublio žymėjimo.

Spustelkite ant Veiksmų mygtuko (mėlynos rodykėls) ir rinkitės opciją Kurti kontaktą (fizinį asmenį).

Kontakto adresas

Adresų skiltyje galite nurodyti kontakto registracijos, pristatymo ar krovinio pasikrovimo adresus. Registracijos adresas yra naudojamas pardavimų dokumentuose užpildant pirkėjo rekvizitų skiltį. Šis adresas susikuria automatiškai tik sukūrus kontakto įrašą, pagal informaciją nurodytą adreso, miesto, pašto kodo, šalies ir kt. laukeliuose.

  1. Norėdami sukurti naują adresą, rinkitės Naujas įrašas.
  1. Užpildykite su adresu susijusią informaciją, kaip gatvė, miestas, apskritis, pašto kodas. Pasirinkite koks yra šio adreso tipas ir išsaugokite įrašą.

Svarbu paminėti - pakeičiant adresą Kontakto informacijos skiltyje, tai nepasikoreguos Adreso skiltyje, tad išrašant naujas sąskaitas galite pastebėti, kad tebenaudojamas senas kliento adresas. Tokiose situacijose adresą reiktų pakoreguoti ir Adresų skiltyje.

Susiję kontaktai

Sistemoje galite susieti kontaktus tarpusavyje, taip galėsite lengviau suprasti savo klientų ar partnerių tarpusavio ryšius. Nurodant susijusius kontaktus, tarpusavio ryšius galite detalizuoti, pridedant sąsajos tipą. Susiejimas galimas tiek Juridiniams, tiek Fiziniams asmenims.

  1. Norėdami susieti kontaktus pasirinkite mygtuką Susieti.
  1. Kontakto laukelyje nurodykite siejamo kontakto pavadinimą bei kokie yra šių kontaktų sąsajų tipai.
  1. Po susiejimo, abiems kontaktams galėsite naudoti tą pačią kontaktinę informaciją (el. paštus bei telefono numerius, nes sistema nefiksuos jų kaip dublikatų).

Padaliniai

Padalinių skiltyje galite sukurti kontakto įmonės padalinius.

  1. Norėdami sukurti naują padalinį, rinkitės opciją Naujas įrašas.
  1. Suveskite pagrindinę padalinio informaciją ir išsaugokite įrašą.

Kurdami pardavimo įrašą klientui, galite pasirinkti susijusį padalinį - tuomet sąskaita bus siunčiama padalinio el. pašto adresu.

Kontakto nustatymai

Kontakto nustatymų skiltyje galite:

  • nurodyti ar kontaktas aktyvus. Jei kontaktas neaktyvus, tačiau dar nenorite jo pašalinti - tiesiog išjunkite jo aktyvumą.
  • nurodyti ar kontaktas yra skolininkas. Apie tai daugiau informacijos rasite čia.
  • nustatyti sąskaitų apmokėjimo terminą (dienomis);
  • nustatyti išankstinių sąskaitų apmokėjomo terminą (dienomis);
  • nurodyti kliento kredito limitą;
  • nurodyti papildomus el. pašto skenavimo domenus. Jei laiškai ateis iš šių domenų, jie taip pat bus išsaugoti kliento kortelėje skenuojant el. pašto dėžutes.
  • nurodyti kliento sistemos kalbą. Sisteminiai laiškai, sutartys ir pardavimo dokumentai bus siunčiami pagal parinktą kliento kalbą.
  • nurodyti numatytąjį kliento PVM.
  • nustatyti numatytą reagavimo į užklausas laiką. Apie tai daugiau informacijos rasite čia.
  • nurodyti kainų lygių grupę bei nuolaidą procentais. Apie tai daugiau informacijos rasite čia.
  • nustatyti artėjančių sąskaitų apmokėjimų priminimus. Apie tai daugiau informacijos rasite čia.
  • pasirinkti ar pagrindinio kontaktinio asmens duomenys būtų atvaizduojami Sąskaitose, Išankstinės sąskaitose ir Apmokėjimuose.

Susijusių įrašų kūrimas

Su kontaktu susijusį įrašą galite kurti tiesiai iš kontakto kortelės.

  1. Pasirinkite kontakto peržiūrą, tuomet pasirinkite norimo įrašo tipą, pvz., Užduotys ir spauskite Nauja užduotis.
  1. Aprašykite ir išsaugokite. Sukūrę užduotį, ją matysite tiek užduočių modulyje, tiek kontakto kortelėje.
  1. Su kontaktu susijusią Užduotį sukurti galima bendrame kontaktų sąraše spaudžiant Užduoties kūrimo mygtuką.

Kontakto redagavimas ir trynimas

Kontaktų sąrašo dešinėje pusėje esantys Veiksmai leidžia redaguoti arba trinti įrašo informaciją bei sukurti su kontaktu susijusią užduotį.

Kontaktą redaguoti arba ištrinti taip pat galite pasirinkę Peržiūrėti ir pasirinkę Veiksmai.

Kontakto QR kodas

Norėdami susikurti kontaktą savo telefone, kairiame kampe užveskite pelytę ant QR kodo ženkliuko. Nuskenavus kodą kontaktas automatiškai bus sukurtas jūsų telefone.

Kontaktų apjungimas į vieną kontaktą

Pažymėkite norimus kontaktus, kuriuos norite sujungti į vieną ir spauskite Veiksmai mygtuką:

Atsiradusioje lentelėje spauskite mygtuką Apjungti.

Ir nurodykite kuris kontaktas yra pagrindinis.

Kontakto kuris buvo pasirinktas kaip pagrindinis, visi įrašai išlieka, neįvesti laukeliai pasipildo iš anksčiau pažymėtais kontaktų duomenimis.

Informacijos keitimas per Masinis veiksmas mygtuką

Keliems kontaktams vienu metu galite pakeisti: Kontakto kategoriją, Kontakto tipą, Atsakingus asmenis bei Kainų lygių grupę. 

Pasirinkite norimus kontaktus bei pasirinkite mygtuką - Masinis veiksmas.

Atsidariusiame modaliniame lange matysite pasirinkimų sąrašą.

Pasirinkite kokius veiksmus norite atlikti bei patvirtinkite pasirinkimą.

Kontaktų žemėlapis

Norėdami matyti žemėlapyje kontaktus, paspauskite ant Kontaktai - Žemėlapis.

Norėdami išfiltruoti kontaktus žemėlapyje, paspauskite ant filtro mygtuko esančio dešinėje pusėje.

Kontaktų ir kontaktinių asmenų importas

Kontaktų ir kontaktinių asmenų importas yra galimas tik Sistemos administratoriams. Norėdami importuoti duomenis pasirinkite Veiksmai mygtuką.

Užveskite pelytės kursorių ties importo mygtuku ir pasirinkite kokius duomenis norite suimportuoti (kontaktus ar kontaktinius asmenis).

Įkelkite importo failą ir pasirinkite Kitas veiksmas. Importui leidžiami naudoti CSV, XLS arba XLSX formato failai. Taip pat įsitikinkite, kad importo faile nurodyti privalomi laukelių duomenys (apie tai daugiau informacijos čia).

Susiekite laukus ir pasirinkite mygtuką Importuoti.

Kurti dublikatus nurodant, kuri informacija dubliuojasi - pasirinkus šią opciją bus sukurti kontaktų dubliai jei jų informacija kartojasi.

Importuojami fiziniai asmenys - šią opciją galite pasirinkti, jei importuojamame faile yra tik fiziniai kontaktai. Importavus kontaktus, jų tipas bus nustatytas kaip Fizinis, pavadinimo informacija nukeliaus į Vardo ir pavardės laukelį, o įmonės kodo - į asmens kodo laukelį.

Atnaujinti esamus kontaktus, jei informacija dubliuojasi - pasirinkus šią opciją sistema importo būdu atnaujins kontaktus.

Nepažymėjus nei vienos varnelės, dublikatai su tuo pačiu el. paštu, įmonės kodu arba telefono numeriu nebus importuoti.

Jei norite suimportuoti fizinius asmenis, tuomet importo faile sukurkite naują stulpelį ir jame nurodykite skaičių - 0. Duomenų stulpelį susiekite su laukeliu "Kontaktas - Juridinis".

Ar radote tai ko ieškojote? Dėkojame už Jūsų įvertinimą Nepavyko įskaityti Jūsų vertinimo. Bandykite dar kartą.

Susiję straipsniai